Migration ERP : fiabiliser les données comptables en retail

Le contexte

Une entreprise du retail, avec des boutiques et une activité e-commerce, devait démarrer son nouvel ERP, Fastmag, dans un délai d'un mois. Plusieurs points critiques restaient ouverts :

les données avaient été reprises en partie à la main depuis l'ancien logiciel ;
Fastmag n'était pas entièrement paramétré et la structure des comptes manquait de clarté ;
les exports ne s'intégraient pas correctement dans Quadra, le logiciel comptable ;
les ventes et les règlements n'étaient pas reliés de manière fiable ;
les flux d'achats, de stocks et de comptabilité restaient difficiles à contrôler, sans automatisation pour sécuriser la chaîne de données.

Le besoin

Le risque n'était pas seulement technique. Une mauvaise configuration pouvait perturber directement la production comptable et priver la direction d'un reporting financier exploitable : ventes mal affectées, règlements non rapprochés, TVA difficile à contrôler, stocks incohérents, compte de résultat impossible à consolider.

L'entreprise avait besoin d'une intervention courte pour sécuriser la mise en place de l'ERP et produire une information financière fiable.

Ce que nous avons fait

L'intervention a duré deux semaines. Elle a été volontairement opérationnelle : peu de réunions, un travail centré sur les données réellement utilisées par les équipes.

Auditer les données existantes (fichiers plats, exports, éléments issus des différents outils) pour repérer les incohérences, les données manquantes et les points de rupture de la chaîne.
Paramétrer les flux comptables dans Fastmag, en intégrant les ventes, les règlements et les données de TVA.
Tester les exports de bout en bout entre Fastmag et Quadra : structure des fichiers, formats, règles d'affectation, comptes utilisés, montants de TVA et cohérence des totaux entre les deux outils.
Identifier et résoudre les anomalies, puis vérifier la cohérence des données produites.
Accompagner les équipes boutiques et e-commerce : informations à saisir, règles à respecter, différences avec les anciens processus, conséquences d'une erreur de saisie et contrôles à effectuer.

La mission reposait sur une consultante à double compétence : une expérience en comptabilité, en audit et en analyse de données, et la maîtrise de SQL, Python, Power BI et Tableau. Ce profil a facilité les échanges entre les équipes financières, les équipes opérationnelles et les personnes chargées du paramétrage de l'ERP.

Ce que le client a obtenu

un nouvel ERP mis en place dans de meilleures conditions ;
un compte de résultat exploitable ;
des données de ventes, de règlements, de stocks et d'achats fiabilisées ;
des exports de Fastmag vers Quadra testés et validés ;
des équipes boutiques et e-commerce accompagnées dans la nouvelle organisation des données.

L'objectif dépassait la correction de quelques fichiers : il fallait rendre la chaîne de données assez fiable pour assurer un suivi financier cohérent après le démarrage. La cliente a résumé l'accompagnement ainsi : « Hyper carrée, pédagogue, elle a su vulgariser pour les équipes terrain et répondre aux attentes. »

Points de vigilance

Avant le go-live d'un nouvel ERP, il est utile de vérifier :

l'origine et la qualité de chaque source de données, car une reprise manuelle génère doublons, manques, formats incohérents et erreurs de ventilation ;
les règles de correspondance entre l'ancien et le nouvel outil, ainsi que la cohérence des comptes et des axes analytiques ;
les liens entre ventes, règlements, achats, stocks, TVA et écritures comptables ;
la compatibilité réelle des exports avec le logiciel comptable, car un export qui fonctionne techniquement n'est pas forcément exploitable ;
la formation des équipes qui alimenteront le système et l'existence d'une procédure de contrôle après le démarrage.

Vous préparez une migration ERP ou vous constatez des écarts dans vos données comptables ? Un audit ciblé et quelques semaines d'intervention suffisent parfois. Découvrez notre offre de consultant data en renfort ou contactez-nous.